Politique de confidentialité

KLANIK s’engage à respecter la réglementation en vigueur concernant la collecte, le traitement, et la communication des données personnelles, notamment la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (« Règlementation applicable »).

KLANIK, société par actions simplifiée française dont le siège social est situé au 221 avenue du Prado 13008 Marseille et ses sociétés affiliées (« KLANIK » ou « nous »), est responsable du traitement des données personnelles collectées sur son site www.klanik.com et ses sous-domaines (« Site ») et dans le cadre de ses procédures de recrutement et de prestation de services.

Cette politique de confidentialité vise à informer les visiteurs du Site et candidats (« Visiteur », « Vous », « Candidat ») sur la manière dont KLANIK traite, collecte et utilise vos données.

Pour toutes questions sur la Politique de confidentialité ou la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@klanik.com

1/ Quelles données personnelles collectons-nous et pour quelles finalités ?

1.1 En qualité de responsable de traitement

Les données personnelles que nous collectons concernent nos Candidats, prestataires, clients, partenaires et utilisateurs de notre Site. Elles sont les suivantes :

Données des Candidats

Si Vous êtes un Candidat, Vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact accessible sur notre Site, ou lorsque vous postulez à une offre d’emploi sur le Site ou sur le site de l’un de nos partenaires ou par tout autre moyen comme notamment via notre jeu de recrutement World Of Klanik ou dans le cadre de forum ou salon de recrutement.

Les données collectées sont destinées à la gestion des recrutements et sont traitées uniquement pour évaluer les capacités et aptitudes professionnelles du Candidat pour le poste proposé. A cette fin, il est demandé au Candidat les données suivantes :

Données d’identification (notamment : nom, prénom, date de naissance, adresse électronique, adresse postale, téléphone, photo le cas échéant)
Titre de séjour / autorisation de travail (le cas échéant)
Curriculum Vitae
Permis de conduire (le cas échéant)

Sans la fourniture de ces données, la participation au processus de recrutement sera impossible.

Nous pouvons également collecter d'autres données personnelles que le candidat choisit de nous fournir, telles que :

Sa situation familiale
Sa disponibilité
Sa mobilité géographique
Lettre de motivation
Prétentions salariales
L’URL de son profil LinkedIn
Coordonnées de ses références précédentes
Toutes autres données figurant dans son Curriculum Vitae

Le traitement des données personnelles de nos Candidats a pour objectif de :

Recevoir et analyser les candidatures ;
Recruter des candidats ;
Déterminer l’aptitude des candidats au poste par le biais, le cas échéant, de tests de connaissance ;
Tenir informer le candidat sur le processus de recrutement ;
Gérer administrativement le dossier du candidat ;
Envoyer des informations liées notamment aux nouvelles offres d’emploi qui pourraient correspondre au candidat ;
Transmettre des enquêtes de satisfaction pour l’établissement de statistiques en interne ;
Vérifier l’existence d’une autorisation de travail (uniquement pour les candidats étrangers) ;
Si la candidature est retenue, procéder à l’embauche du candidat et gérer son contrat de travail ;
Etablir des statistiques relatives aux offres d’emploi.

Données des partenaires

En qualité de responsable de traitement, nous pouvons collecter des données personnelles du ou des responsables de nos entreprises clientes ou prestataires ou de participants à nos événements professionnels.

Les données des clients / prestataires peuvent être :

Nom et Prénom
Fonction professionnelle
Adresse email professionnelle
Numéro de téléphone professionnel
Adresse postale professionnelle
Coordonnées de facturation et bancaires de la société
Compte rendu des entretiens candidats / client

Le traitement de ces données personnelles a pour objectif de :

Fournir nos services d’assistance technique dans le domaine de l’informatique ;
Gérer la relation commerciale ;
Rédiger le contrat de prestation de services ;
Gérer la facturation et des impayés :
Améliorer et personnaliser nos services ;
Répondre aux questions envoyées par formulaire de contact ;
Améliorer notre stratégie de communication et de marketing ;
Faire de la prospection commerciale ;
Envoyer des informations sur nos offres, actualités et événements, enquêtes et sondages ;
Gérer les précontentieux et contentieux ;
Prévenir et détecter des fraudes, ainsi que gérer des incidents de sécurité ;

Les données des participants à des événements professionnels :

Nom et prénom
Fonction
Adresse email
Numéro de téléphone
Image (le cas échéant et sous réserve de la signature de l’autorisation de droit à l’image)

Le traitement de ces données personnelles a pour objectif de :

Gérer l’inscription du participant à l’événement ;
Communiquer avec le participant en vue de sa participation à l’événement ;
Faire de la prospection commerciale (si le participant y a expressément consenti)
Envoyer des offres, actualités, enquêtes et sondages ;
Améliorer notre stratégie de communication et de marketing ;
Réaliser des analyses marketing et statistiques.

Données des utilisateurs de notre Site

Lorsque vous consultez notre Site nous enregistrons l’adresse IP de votre ordinateur et les paramètres de votre navigateur (logiciel de navigation web utilisé, site web de référence et des informations relatives à votre activité en ligne).

Les paramètres du navigateur peuvent inclure le type de navigateur que vous utilisez, la langue du navigateur et le fuseau horaire.

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour collecter un grand nombre de ces informations et notre politique en matière de cookies vous en dit plus à ce sujet.

L’utilisateur du Site peut également contacter la société KLANIK via le formulaire de contact.

Ces informations sont collectées pour :

améliorer et personnaliser votre expérience sur notre Site
réaliser des statistiques
répondre aux demandes de contact

Lorsque nous n’obtenons pas vos informations personnelles directement auprès de vous, nous pouvons les obtenir auprès des sources suivantes : sources accessibles au public (registres ou Internet), employés de KLANIK, sous-traitants, sociétés affiliées de KLANIK, employeurs de nos sous-traitants, autorités publiques, sites Web publics et médias sociaux, employeurs précédents, établissements d’enseignement, fournisseurs et vendeurs (y compris les fournisseurs de données tiers).

1.2 En qualité de sous-traitant

Parallèlement, nous agissons en qualité de Sous-traitant au sens de la Réglementation applicable lorsque nous intervenons pour le compte de nos clients. Dans le cadre de nos prestations, nous traitons certaines données personnelles stockées sur le système d’information du client. Nous agissons uniquement sur instruction écrite du client. Il définit les finalités et la durée de conservation, conformément aux dispositions du contrat conclu avec ce dernier.

2/ Sur quelle(s) base(s) juridique(s) traitons-nous les données ?

Nous ne traitons vos données personnelles que dans la mesure où ce traitement répond au moins à l’une des conditions suivantes :

Vous avez consenti à ce traitement pour les finalités ci-avant exposées ;
Ce traitement est nécessaire à la fourniture et à l’amélioration de nos services ainsi qu’au maintien d’un environnement sécurisé ;
Ce traitement est nécessaire au respect des différentes obligations légales auxquelles nous sommes soumis ;
Ce traitement est nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes et notamment en ce qui concerne les traitements de données des Candidats.

3/ Quelle est la durée de conservation des données ?

Nous ne conservons et stockons vos données que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités définies à l’article 1 de la présente Politique de confidentialité.

Origine de la collecte	Durées de conservation des données
Formulaire de contact du Site	Le temps du traitement de votre demande
Candidature	Pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Sauf avis contraire du Candidat, les données pourront être conservées pendant une durée de 2 ans maximum à compter du dernier contact.
Contrat de prestation	5 ans après la fin de nos relations contractuelles ou 10 ans si le contrat est conclu par voie électronique
Formulaire d’inscription à un événement	3 ans à compter de l’inscription
Demande de droits	Le temps du traitement de votre demande (1 mois)

Pour plus d’informations sur la durée de conservation d’une donnée en particulier, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données par courriel : dpo@klanik.com.

4/ Avec qui partageons-nous les données ?

Selon la finalité du traitement, vos données personnelles pourront être traitées, de manière confidentielle, par le personnel habilité (services communication, commercial, relation client, administratif, ressources humaines et supports fonctionnels) de KLANIK.

Vos données peuvent également être partagées avec des sociétés tierces agissant pour le compte de KLANIK, lorsque nous avons recourt à des prestataires pour fournir et maintenir nos services.

En ce qui concerne les traitements liés à la gestion du recrutement, le service de ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de l’embauche définitive du Candidat (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle). Le Candidat, requalifié de salarié, sera exhaustivement informé des différentes opérations de traitements de données effectués par KLANIK dans le cadre et au sein de son contrat de travail.

Vos données peuvent également être partagées avec nos sociétés clientes en vue de la réalisation de prestations.

Klanik peut également transférer vos données personnelles à l’une de ses sociétés affiliées dont certaines se situent en dehors de l’Union Européenne.

Nous nous engageons, dans ce cadre, à vérifier que l’ensemble de nos prestataires respectent le RGPD.

Nous exigeons notamment de tous nos partenaires qu’ils nous fournissent des garanties suffisantes démontrant que les mesures techniques et organisationnelles de sécurité applicables en matière de protection de données personnelles ont été prises.

Si la loi l’exige, nous pouvons effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre nous et se - conformer aux procédures administratives et judiciaires ;
Si nous sommes impliqués dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, nous pourrons être amené à céder ou partager tout ou partie de nos actifs, y compris les données personnelles.

Compte tenu de de l’organisation de notre société, nous pouvons être amenés à partager certaines de vos données auprès de société affiliées de notre groupe qui peuvent être situées en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen.

Dans cette hypothèse, nous veillons à ce que le pays tiers présente un niveau de protection suffisant au sens des autorité de contrôle et que des mesures et des contrôles appropriés soient instaurés dans le respect des lois et des réglementations applicables afin de protéger vos données.

5/ Comment sécurisons-nous les données ?

Nous appliquons des dispositions de sécurité organisationnelles, physiques et techniques pour toutes les données personnelles détenues par nos soins. Nous avons mis en place des protocoles et mesures de contrôle ainsi que des politiques, procédures et directives appropriées pour assurer la bonne application de ces dispositions, en tenant compte des risques associés aux différentes catégories de données personnelles et à leurs traitements.

Malgré toutes ces mesures, nous tenons à attirer votre attention sur le fait qu’Internet n’est pas un environnement complètement sécurisé, de telle sorte que nous ne pouvons vous garantir la sécurité de la transmission et du stockage de vos données

Nous engageons à notifier à la CNIL, dans les meilleurs délais, toute violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Pour toutes précisons relatives aux mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques que nous avons mis en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@klanik.com

6/ Quels sont vos droits ?

Conformément à la Réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à vos données personnelles et aux informations les concernant ;
Droit de rectification, d’effacement et de portabilité de vos données personnelles ;
Droit de limitation et d’opposition au traitement de vos données personnelles ;
Droit de retirer votre consentement ;
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée.

Vous disposez également (lorsque ce dernier est applicable), du droit de formuler des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Comment puis-je exercer mes droits ?

Vos demandes peuvent être formulées de différentes façons :

Via le module de gestion de droits : https://agencergpd.fragmos.app/org/KLANIK/public/right-requests
Par courrier postal en écrivant à KLANIK dont l’adresse est : 221 Avenue du Prado 13008 Marseille
En présentiel en vous présentant à l’accueil de KLANIK, dont l’adresse est : 221 Avenue du Prado 13008 Marseille.

Veuillez formuler chacune de vos demandes par l’un des moyens ci-dessus en joignant la copie de votre pièce d’identité. Cette démarche permet à KLANIK de procéder à la vérification de votre identité avant transmission de toute catégorie de données personnelles. Ce document sera supprimé dès la clôture de votre demande.

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, KLANIK peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations ou refuser de donner suite à ces demandes.

Existe-t-il une voie de recours ?

Si vous estimez après nous avoir contacté que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de L’informatique et des Libertés (CNIL - autorité de contrôle française compétente) :

Par voie électronique : contacter le DPO de la CNIL ;
Par téléphone au 01 53 73 22 22 ;
Par courrier à l'adresse postale suivante : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris Cedex 07

7/ Mise à jour de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter toute modification à la présente Politique de confidentialité à tout moment. Si une modification est apportée, nous nous engageons à publier la nouvelle version sur notre Site.

Mise à jour le 28 juin 2024

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